Các bước số hóa tài liệu doanh nghiệp tham khảo

I. Tìm hiểu số hóa tài liệu là gì?
Số hóa là quá trình chuyển các quy trình thủ công hoặc các thông tin trên giấy tờ thành dạng kỹ thuật số.

Số hóa tài liệu là qua trình chuyển đổi các tài liệu của doanh nghiệp (các giấy tờ, hình ảnh, văn bản viết tay….) sang dạng dữ liệu kỹ thuật số mà máy tính có thể nhận biết.
Việt số hóa tài liệu giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, dễ dàng tìm kiếm và xử lsy thông tin. Doanh nghiệp của bạn sẽ không còn các nỗi lo về việc các giấy tờ bị thất lạc, các hỗ sơ cũ có thể bị ẩm mốc, rách hoặc thiếu không gian lưu trữ.


>> Xem thêm: Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp CoDX

II. Các bước trong quy trình số hóa tài liệu
Tùy vào quy trình hoặt động và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà sẽ có quy trình thực hiện số hóa khác nhau. Nhưng nhìn chung các bước để chuyển đổi dữ liệu, số hóa bao gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ
Tùy vào nhu cầu số hóa mà các bộ phận phòng ban thu thập các tài liệu tương ứng để để hóa, vì không thể trong cùng một thời gian mà bạn có thể số hóa toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp. Bạn cần thu thập, xắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng loại tài liệu.

Ví dụ: nếu cần số hóa các tài liệu của phòng HR, cần chuẩn bị các thông tin như: hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động hoặc bảng chấm công, bảng lương….

>>> Xem thêm: Văn phòng điện tử tích hợp mạng *** doanh nghiệp là gì?

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu.
Các tài liệu sau khi thu thập được lựa chọn, loại bỏ các tài liệu hư hỏng, rách, ẩm. Gỡ bỏ ghim kẹp, lấy khỏi các bìa cứng… Tùy vào loại tài liệu và nhu cầu lưu trữ và kỹ thuật số hóa sẽ khác nhau. Có thể scan đối với các tài liệu thông thương hoặc Bookscan đối với các tài liệu dạng đóng quyển.

Bước 3: Thiết lập hệ thống
Sau khi tài liệu được scan chụp cần hệ thống lại bằng cách tạo thư mục lưu trữ, định dạng file, đặt tên. Các file đã được số hóa, được tập hợp theo tổ chức ban đầu để tạo thành siêu dữ liệu lưu trữ (metadata).

Bước 4: Kiểm tra tài liệu
Tài liệu sau số hóa cần kiểm tra lại chi tiết, nếu có tài liệu hoặc mục nào chưa đạt yêu cầu thì cần chỉnh sửa lại

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ
Sau khi tổ chức số hóa dữ liệu xong cần gửi lại hồ sơ gốc cho các phòng ban hoặc bộ phận văn thư lưu trữ. Các tài liệu đã được số hóa sẽ bàn giao theo cách phân quyền hệ thống.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả nhất cho doanh nghiệp 2021