Những kinh nghiệm quan trọng khi làm việc với công ty gia công mỹ phẩm

Những kinh nghiệm quan trọng khi làm việc với công ty gia công mỹ phẩm
Thuê nhà máy gia công mỹ phẩm là một bước đi chiến lược giúp các startup và doanh nghiệp nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường. Tuy nhiên, nếu không thống nhất rõ các yêu cầu ngay từ đầu, công ty gia công mỹ phẩm chuyên nghiệp bạn dễ đối mặt với những rủi ro liên quan đến tiến độ giao hàng.
Vì vậy, trước khi ký kết hoặc triển khai sản xuất, bạn nên chuẩn bị đầy đủ thông tin với nhà máy. Dưới đây là các điểm cần đặc biệt lưu ý giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với đơn vị gia công mỹ phẩm.
Làm rõ sản phẩm và nhóm khách hàng hướng đến
Trước khi tiếp cận nhà máy gia công, bạn nên có một bức tranh tương đối rõ ràng về sản phẩm thay vì chỉ dừng ở một vài yêu cầu cơ bản:
Chân dung khách hàng: Sản phẩm phục vụ ai như các nhóm khách hàng có nhu cầu chăm sóc da/tóc cụ thể? Đặc điểm về độ tuổi, tình trạng da hoặc tóc nên được xác định cụ thể ngay từ đầu.
Định vị sản phẩm: Xác định sản phẩm thuộc phân khúc bình dân, tầm trung hay cao cấp. Việc xác định phân khúc sẽ ảnh hưởng đến nguyên liệu, bao bì và chiến lược giá của sản phẩm.
Yêu cầu về sản phẩm: Làm rõ dòng sản phẩm muốn phát triển như serum và định hướng sử dụng như nuôi dưỡng tóc.
Unique Selling Point: Làm rõ yếu tố khác biệt so với đối thủ, chẳng hạn như định hướng thuần chay. Định hướng khác biệt càng cụ thể thì bộ phận R&D càng dễ nắm bắt yêu cầu.
Việc xác định rõ các yếu tố trên ngay từ đầu sẽ giúp đội ngũ R&D nắm được định hướng sản phẩm, từ đó giảm số lần điều chỉnh mẫu.

Lập ngân sách và kế hoạch sản xuất
Khả năng tài chính có ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn công thức và bao bì. Vì vậy, trước khi chốt sản phẩm, bạn nên lập kế hoạch tài chính tương đối cụ thể.
Dự trù tổng ngân sách: Cần phân bổ ngân sách cho chi phí gia công cốt sản phẩm, bao bì/chai lọ, thiết kế, các thủ tục liên quan cùng một khoản dự phòng.
Xác định số lượng dự kiến: Căn cứ vào kế hoạch bán hàng, quy mô thị trường và ngân sách đầu tư, từ đó đưa ra sản lượng dự kiến cho mỗi SKU.
Thỏa thuận mức MOQ: Nên hỏi rõ nhà máy về MOQ (Minimum Order Quantity), tức số lượng tối thiểu mà nhà máy nhận sản xuất. Đối với thương hiệu mới, có thể chọn MOQ phù hợp với ngân sách để thử nghiệm thị trường trước khi mở rộng sản lượng.
Làm rõ công thức, thành phần và nguồn nguyên liệu
Để hạn chế sai lệch so với yêu cầu ban đầu, việc thống nhất công thức là một bước rất quan trọng.
Danh sách thành phần: Trao đổi rõ với đơn vị gia công về bảng thành phần và những thành phần không phù hợp với định vị sản phẩm. Đối với từng sản phẩm, cần kiểm tra tính phù hợp trước khi sản xuất.
Kiểm tra xuất xứ nguyên liệu: gia công mỹ phẩm trắng da theo yêu cầu Đề nghị đơn vị gia công các tài liệu kỹ thuật phù hợp như COA (Certificate of Analysis) và MSDS (Material Safety Data Sheet) đối với những nguyên liệu cần kiểm soát, nhằm hỗ trợ kiểm tra thông tin.
Yêu cầu theo định vị thương hiệu: Nếu thương hiệu theo đuổi Clean Beauty, hữu cơ hoặc thuần chay, cần trao đổi rõ với bộ phận R&D về chứng nhận liên quan nếu có.
Test sample trước khi đặt hàng số lượng lớn
Test sample là cơ sở quan trọng giúp khách hàng phát hiện vấn đề trước khi đặt đơn lớn. Vì vậy, không nên bỏ qua bước duyệt mẫu khi chưa đánh giá mẫu một cách đầy đủ.
Trải nghiệm thực tế: Kiểm tra kỹ các yếu tố cảm quan của mẫu như màu sắc, đồng thời ghi nhận trải nghiệm sử dụng.
Thử nghiệm trên nhiều người: Có thể cho một nhóm người dùng phù hợp trải nghiệm mẫu, chẳng hạn khoảng 5–10 người, trong thời gian phù hợp với mục tiêu đánh giá để ghi nhận phản hồi. Quá trình đánh giá nên được thực hiện có kiểm soát và không thay thế các kiểm nghiệm an toàn bắt buộc.
Theo dõi sự ổn định của mẫu: Theo dõi sản phẩm thử nghiệm trong các điều kiện bảo quản phù hợp, kiểm tra xem có xuất hiện biến đổi kết cấu hay không trong thời gian theo dõi.
Lưu mẫu đối chứng: Sau khi hai bên thống nhất mẫu cuối cùng, nên ghi nhận việc phê duyệt và bảo quản mẫu đối chứng. Mẫu này có thể được sử dụng làm mốc tham chiếu khi kiểm tra chất lượng lô sản xuất, theo các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng.
Làm rõ báo giá và các khoản chi phí
Báo giá minh bạch giúp hạn chế hiểu nhầm về chi phí. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, nên đề nghị liệt kê cụ thể từng khoản chi phí có liên quan.
Chi phí phần cốt sản phẩm: Xác định đơn giá theo kg, tùy theo loại sản phẩm.
Giá chai lọ và packaging: Bao gồm tuýp, vỏ hộp, tem nhãn, màng co nếu có.
Phí gia công và hoàn thiện: Làm rõ các khoản như hoàn thiện sản phẩm, được tính theo đơn vị hoặc theo lô.
Chi phí thử nghiệm & pháp lý: Kiểm tra rõ phí kiểm nghiệm vi sinh và phí hỗ trợ thủ tục công bố, tùy phạm vi dịch vụ.
Chi phí vận chuyển & VAT: Hỏi rõ báo giá có bao gồm thuế GTGT hay không và phí giao hàng về kho được tính như thế nào.
Kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng gia công
Văn bản thỏa thuận giữa hai bên là tài liệu có giá trị ràng buộc để xác định trách nhiệm của nhà máy và khách hàng khi xảy ra sai lệch so với thỏa thuận ban đầu.
Trước khi ký, cần kiểm tra ít nhất các điều khoản sau:
Tiêu chuẩn nghiệm thu: Ghi cụ thể tiêu chí để xác định thành phẩm phù hợp, trong đó có thể sử dụng master sample làm căn cứ đối chiếu theo thỏa thuận.
Tiến độ giao hàng (Lead time): Thống nhất cụ thể thời gian hoàn thành từng giai đoạn từ duyệt công thức đến sản xuất và giao hàng. Nếu cần, nên quy định cơ chế xử lý vi phạm theo hợp đồng.
Tỷ lệ hao hụt & đổi trả: Ghi rõ trong hợp đồng mức sai số sản xuất, tỷ lệ lỗi và cách xử lý khi hàng hóa không đạt yêu cầu nếu nguyên nhân thuộc phạm vi trách nhiệm của nhà máy.
Bảo vệ công thức và thông tin sản phẩm
Thông tin R&D có thể là tài sản quan trọng của thương hiệu. Vì vậy, vấn đề phạm vi sử dụng công thức nên được quy định rõ bằng văn bản.
Thiết lập cam kết bảo mật: Hai bên có thể ký NDA (Non-Disclosure Agreement) để hạn chế việc tiết lộ thông tin liên quan đến thông tin kinh doanh, trong phạm vi được hai bên thống nhất.
Xác định quyền sở hữu công thức: Nếu khách hàng thuê phát triển công thức độc quyền, hợp đồng nên xác định cụ thể quyền sử dụng và quyền khai thác đối với công thức đó. Đồng thời, cần quy định phạm vi sử dụng của nhà máy nhằm hạn chế nguy cơ trùng lặp sản phẩm.